Ochrana osobních údajů

Informaci o ochraně osobních údajů využívaných Městskou knihovnou ve Šternberku nabízí zájemcům  Knihovní řád. Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů, které vejde v účinnost 25. 5. 2018.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Městská knihovna ve Šternberku zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

Údaje pro poskytování (lepších) služeb

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození a adresu. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, že je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (například členství zdarma).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo o nových službách a akcích knihovny. Poštovní adresu využíváme, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně.

Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, můžeme své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, úpravám otevírací doby nebo nákupu nových dokumentů.

Záznamy z kamerového systému

Budova Kulturního domu, ve které se knihovna nachází, je vybavena kamerovým systémem. Budova je označena piktogramem kamery na vstupních dveřích.

Čtenářské konto

Čtenářské konto nabízí přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě.

Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu, prodlouženou o rok. Během tohoto roku má tak čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenář identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.

O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny. Čtenář si také může požádat o uchování svých osobních údajů o další rok, i pokud nemá platný čtenářský průkaz, a to i opakovaně.

Údaje o peněžitých transakcích mezi knihovnou a čtenářem uchováváme po dobu 5 let.

Údaje z kamerového systému MKZ uchovává 4 dny od pořízení záznamu, nebo po dobu nezbytnou k prošetření zachycené události.

Zpracování jinými subjekty

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů ve vlastním knihovním systému Clavius, a nikomu je tedy za účelem správy nepředává. Osobní údaje, které knihovna zpracovává elektronicky, může na výslovnou žádost čtenáře a po ověření jeho totožnosti poslat jiné osobně podle čtenářova přání.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám. Heslo si volte v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.

Ochrana osobních údajů v ČR

Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018. Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na vedení Městské knihovny ve Šternberku.